Οι πρώτες ύλες και τα υλικά συσκευασίας του εργοστασίου είναι ένας από τους σημαντικότερους συντελεστές για την επιτυχία της «συνταγής» του τελικού προϊόντος. Εκτός της ποιότητας των πρώτων υλών και υλικών συσκευασίας, ιδιαίτερη έμφαση πρέπει να δοθεί και στη σωστά σχεδιασμένη λειτουργική και μηχανογραφική οργάνωσή τους, από την είσοδο στο εργοστάσιο (παραλαβή) έως και την ανάλωση στη γραμμή παραγωγής, καθώς ελλοχεύουν σημαντικά κόστη που μπορούν να αποφευχθούν.
Η είσοδος των υλικών στο εργοστάσιο θα πρέπει αρχικά να συμβαδίζει με το πρόγραμμα παραγωγής που θα υποδεικνύει στο τμήμα Planning της επιχείρησης την ανάγκη παραγγελίας των αντίστοιχων υλικών, στην κατάλληλη στιγμή (βάσει lead time του προμηθευτή) και στην κατάλληλη ποσότητα (βάσει forecasting παραγωγής της περιόδου).

Διαδικασία ελέγχου της παραλαβής
Στο στάδιο της παραλαβής των πρώτων υλών και υλικών συσκευασίας είναι σημαντική η ετικετοποίηση, που πρέπει αυτά να φέρουν ώστε να διευκολυνθεί η διαδικασία ελέγχου ειδών και ποσοτήτων, βάσει του Δελτίου Αποστολής του προμηθευτή.
Κατά την παραλαβή υλικών που διαθέτουν ημερομηνία λήξης θα πρέπει να δοθεί ιδιαίτερη σημασία στην εξαρχής καταχώρηση της αργότερης επιτρεπόμενης ημερομηνίας ανάλωσης, βάσει του προμηθευτή ή βάσει προτύπων ανάλωσης που ακολουθεί το εργοστάσιο. Όσον αφορά στην παραγωγή βρώσιμων προϊόντων, συχνά ο ποιοτικός έλεγχος του αντίστοιχου εργοστασίου υπαγορεύει την ανάλωση των υλικών νωρίτερα από τη δεδομένη ημερομηνία ανάλωσης του προμηθευτή, ώστε ο καταναλωτής να απολαμβάνει τη βέλτιστη δυνατή ποιότητα.

Το challenge στην ανάλωση των υλικών συναντάται σε περιπτώσεις που τα υλικά εισάγονται σε βαρέλια (χύδην) και συγχρόνως υπάρχει κανόνας ανάλωσης σε συγκεκριμένο αριθμό ημερών μετά το άνοιγμά τους. Στην περίπτωση αυτή θα πρέπει αρχικά να ενημερωθεί η επιτρεπόμενη ημερομηνία ανάλωσης με το άνοιγμα του βαρελιού για μερική ανάλωση, αλλά και να τηρηθούν οι προδιαγεγραμμένες, βάσει ποιοτικού ελέγχου, συνθήκες συντήρησης της υπολειπόμενης ποσότητας.

Τα υλικά που είναι αποθηκευμένα σε βαρέλια, έχουν μια ακόμη ιδιαιτερότητα. Κατά τη μερική ανάλωσή τους θα πρέπει να ζυγίζονται ώστε να ενημερώνεται το απόθεμα στην αντίστοιχη θέση αποθήκευσης. Η ζύγιση των υλικών στο χώρο του εργοστασίου (ή της αποθήκης) δυσκολεύει τη λειτουργία της εγκατάστασης, καθώς θα πρέπει να τηρείται ειδικός χώρος buffer για τη ζύγιση, να απασχολούνται συγκεκριμένοι εργαζόμενοι για τη μεταφορά των βαρελιών στο χώρο αυτό και την εκτέλεση της ζύγισης, είτε αμέσως μετά την ανάλωση μέρους του υλικού είτε στο τέλος της βάρδιας για όσα βαρέλια ανοίχθηκαν, και τελικά να ενημερώνεται manual από τους εξουσιοδοτημένους χρήστες το σύστημα οργάνωσης της αποθήκης με την ανανεωμένη ποσότητα του υλικού.

Μηχανογραφικό σύστημα οργάνωσης της αποθήκης
Μιλώντας βέβαια για πρώτες ύλες και υλικά συσκευασίας, εκτός από βαρέλια, τα συναντάμε αποθηκευμένα σε παλέτες (ευρωπαλέτα, βιομηχανική, κ.λπ.) παλετοδεξαμενές, παλετόκλουβα κ.α. Κατά την παραλαβή των υλικών είναι σημαντικό να διατίθεται μηχανογραφικό σύστημα οργάνωσης της αποθήκης, ώστε να τηρείται ο κωδικός κάθε υλικού εγγυοδοσίας. Έτσι ανά πάσα στιγμή μπορεί να είναι γνωστό πόσα τεμάχια από κάθε υλικό εγγυοδοσίας είναι σε απόθεμα, σε ποια θέση βρίσκονται στην αποθήκη, ποιον κωδικό πρώτης ύλης ή υλικού συσκευασίας συνοδεύουν, κοκ.
Ως βασικό συμπέρασμα προκύπτει πως οι πρώτες ύλες και τα υλικά συσκευασίας που εισάγονται σε ένα εργοστάσιο για την εκκίνηση της παραγωγικής διαδικασίας χρήζουν ανάλογης διαχείρισης και οργάνωσης με τα τελικά προϊόντα. Αυτό γιατί, η σωστά σχεδιασμένη οργάνωση των πρώτων υλών και των υλικών συσκευασίας και η μηχανογραφική υποστήριξή της θα περιορίσει τόσο τα κόστη όσο και λάθη στη λειτουργία της παραγωγικής μονάδας.