Το κλειδί για τη μείωση κόστους προμηθειών βρίσκεται στην κατηγοριοποίηση κωδικών.

Γράφει ο Γιώργος Λογοθέτης, Consultant Planning ΑΕ

Η αξία του spend analysis στις upstream διαδικασίες (προμήθειες) της εφοδιαστικής αλυσίδας ενός οργανισμού είναι γνωστή. Όποιος καταφέρνει να πραγματοποιεί τη συγκεκριμένη ανάλυση μεθοδικά, χαίρει καλύτερης εποπτείας των προμηθευτών και των δαπανών του. Επίσης, δύναται να βελτιώνει procurement διαδικασίες, καθώς και να διαχειρίζεται και να διαφοροποιεί ρίσκα προμηθειών.
Σε αυτήν την ανάλυση ο κάθε οργανισμός έχει έναν σύμμαχο, καθώς υπάρχει μία διαδικασία που είναι σε θέση να εγγυηθεί την αναβάθμισή της. Αυτή είναι η διαδικασία της πρότυπης κατηγοριοποίησης των προϊόντων και υπηρεσιών.

Σύστημα κατηγοριοποίησης
Η κατηγοριοποίηση (classification) προϊόντων και υπηρεσιών είναι ένας τύπος οικονομικής ταξινόμησης (taxonomy), που τα οργανώνει για διάφορους σκοπούς, όπως η ευρεία εποπτεία του spend analysis και η αποτελεσματικότητα του procurement.
Τέτοιο παράδειγμα τυπικής ταξινόμησης προϊόντων/υπηρεσιών είναι μεταξύ άλλων και το σύστημα UNSPSC, που αποτελεί τον πρότυπο κώδικα προϊόντων και υπηρεσιών των Ηνωμένων Εθνών. Περιλαμβάνει ένα σύνολο κωδικών ιεραρχικής ταξινόμησης πέντε επιπέδων (Segment, Family, Class, Commodity και Business Relationship) και επιτρέπει την ανάλυση δαπανών σε επίπεδα ομαδοποίησης.

Coding Description Classification
Η αποτελεσματικότητα ενισχύεται αν μία τέτοια κατηγοριοποίηση πλαισιωθεί από τη διαμόρφωση ενός ενιαίου συστήματος περιγραφής και κωδικοποίησης (CDC – Coding, Description, Classification) των υλικών και των υπηρεσιών. Η κωδικοποίηση θα διευκολύνει την αναζήτηση και τη διαχείριση κωδικών και υπηρεσιών, καθώς και την απογραφή των υλικών. Ταυτόχρονα, η τυποποίηση των περιγραφών μέσω των χαρακτηριστικών μπορεί να αποτελέσει σημαντικό παράγοντα εξορθολογισμού κάθε τμήματος προμηθειών, οδηγώντας προς την χαμηλόκοστη λειτουργία του και την αποδοτικότερη αναζήτηση και αξιολόγηση των specs των προμηθευόμενων υλικών. Ο καθορισμός του πλαισίου λειτουργίας και η οργάνωση της εργασίας της διεύθυνσης προμηθειών θα συντελέσει στην έγκαιρη προμήθεια, στην ελάττωση δημιουργίας νεκρού αποθέματος, στην αύξηση των εξοικονομήσεων από τις αγορές και στη μείωση του χρόνου συμβολαιοποίησης αγορών.
Παράλληλα, στις downstream διαδικασίες, η αποτελεσματική ταυτοποίηση των παρεχόμενων προϊόντων και υπηρεσιών του οργανισμού ενισχύει τη στοχευμένη τοποθέτησή τους στο ευρύ φάσμα της αγοράς. Η τυποποίηση των περιγραφών μέσω των χαρακτηριστικών (attributes) των προϊόντων/υπηρεσιών θα επιτρέψει την πλήρη εκμετάλλευση των δυνατοτήτων του ηλεκτρονικού εμπορίου, αποτελώντας ένα σημαντικό sale point για τον οργανισμό.
Τέλος, η ίδια η κατηγοριοποίηση δίνει την δυνατότητα για “roll-up” και “drill-down” αναλύσεις εξόδων, όπου στη μεν αποκτάμε μια εποπτική ματιά των δαπανών, ενώ στη δεύτερη εντρυφούμε σε συγκεκριμένη κατηγορία για να πραγματοποιήσουμε αναλύσεις κόστους-οφέλους (P&L statements). Αυτές οι αναλύσεις μπορούν να τεθούν σε ευθεία σύγκριση με αναλύσεις άλλων οργανισμών που έχουν προχωρήσει σε πρότυπη κατηγοριοποίηση, αναβαθμίζοντας έτσι την διαδικασία του benchmarking στον κλάδο.

Οφέλη εφαρμογής
H αξία των παραπάνω γίνεται ακόμα μεγαλύτερη για ομίλους, όπου υπάρχουν διαφορετικές δραστηριότητες μεταξύ των εταιρειών τους και επιδιώκεται η δημιουργία συνεργιών στις προμήθειες. Τα οφέλη ενός συστήματος κατηγοριοποίησης είναι τα εξής:
• Ενιαία γλώσσα προμηθειών μέσα στον όμιλο.
• Ανάλυση δαπανών ανά κατηγορία.
• Ανεύρεση όλων των προμηθευτών για μία συγκεκριμένη ομάδα ειδών/υπηρεσιών.
• Βελτίωση διαχείρισης προμηθειών μέσω χρήσης δεικτών απόδοσης και ανάπτυξης στρατηγικής προμηθειών.
• Στοχοποίηση αποτελεσμάτων προμηθειών ανά κατηγορία.
• Ευκολία ανεύρεσης στο διαδίκτυο και σε ηλεκτρονικούς καταλόγους.
Επομένως, είτε για όμιλο είτε για εταιρεία είναι σημαντικό να υπάρχει μια κοινή γλώσσα για τα δεδομένα των δαπανών προμηθειών. Η καλύτερη επιλογή για μια τέτοια κοινή γλώσσα δεν είναι άλλη από ένα σύστημα κατηγοριοποίησης, που κατατάσσει προμηθευόμενα είδη και υπηρεσίες σε πρότυπες κατηγορίες. •